Jak grzyby po deszczu powstają w ostatnich latach firmy, które określają siebie jako agencje eventowe. Wiąże się to z coraz większym zapotrzebowaniem rynku na organizację różnego rodzaju wydarzeń. Czym zajmują się agencje eventowe i dlaczego jest na nie zapotrzebowanie?
Czy na rynku potrzebne są takie firmy?
Kiedyś koncerty i festiwale organizowały odpowiedzialne działy w Urzędach Miasta czy Koła Gospodyń lub inne organizacje na wsiach. Dziś w wielu przypadkach zamiast tworzyć oddzielny dział miasta wolą wynająć profesjonalne firmy, które zajmują się organizacją eventów. Agencje eventowe przejmują także rolę działów komunikacji wewnętrznej i organizują imprezy integracyjne oraz wyjazdy. Organizacja eventów podobnie jak wiele innych procesów jest outsourcingowana przez firmy, bo bardziej opłacalne okazuje się zatrudnienie od czasu do czasu, gdy pojawia się taka potrzeba firmy eventowej niż stałe utrzymywanie działu czy pracowników odpowiedzialnych za organizację epizodycznych imprez.
Czym zajmują się agencje eventowe?
Spektrum działania agencji eventowych jest ogromnie szerokie. Przyjmują one zlecenia od miast i wsi na organizację imprez dla ich mieszkańców, zajmują się także wyjazdami i imprezami integracyjnymi dla dużych firm. Agencje eventowe często utrzymują się także ze sprzedaży biletów na organizowane przez siebie wydarzenia, takie jak koncerty, konferencje, targi czy festiwale.
Przed jakimi wyzwaniami stają agencje eventowe?
Działalność agencji eventowych łączy się z wieloma wyzwaniami, które muszą pokonać. Na początek ważne jest pozyskanie klientów. Kolejną kwestią jest opracowanie projektu wydarzenia, który będzie cieszył się popularnością wśród uczestników. Dochodzą do tego także kwestie techniczne, na przykład skąd wziąć prąd na imprezie plenerowej? W tym przypadku pomocne okazują się agregaty prądotwórcze. Cześć agencji, które często organizują eventy plenerowe pod gołym niebem posiada własne agregat prądotwórczy na koncert. Prąd jest wówczas niezwykle istotny, bo bez niego nie byłoby nagłośnienia, ani oświetlenia. W przypadku takich agregatów często przewija się marka Lifan Power. Inną kwestią jest uporanie się z kaprysami pogody. Organizując imprezę pod gołym niebem firma musi liczyć się z tym, że tego dnia może padać, dlatego musi zadbać też o tę kwestię. I ostatnim, częstym problemem agencji eventowych są trudności z komunikacją między ludzką. Pracownicy takiej firmy muszą być ekspertami w „dogadywaniu się” z innymi.